Cách xử lý khi xuất báo cáo chấm công bị lỗi hoặc không có dữ liệu

Phần quan trọng nhất trong hệ thống máy chấm công không phải là máy chấm công như mọi người vẫn thường nghĩ mà chính là phần mềm chấm công được cài trên máy tính. Phần mềm chấm công có tác dụng chính là xuất báo cáo người chấm công ra file excel và xử lý dữ liệu này để xuất ra thông tin người chấm công, thời gian đi làm, thời gian về trễ, thời gian tăng ca. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng phần mềm vì một vài lý do khi xuất báo cáo ra không đáp ứng được yêu cầu của người quản lý hay xuất báo cáo mà không có dữ liệu chấm công mặt dù nhân viên vẫn chấm công bình thường.

Hôm nay bộ phận kỹ thuật công ty sẽ giới thiệu đến quý khách hàng những lỗi hay gặp phải khi xuất báo cáo và hướng xử lý khi báo cáo bị lỗi.

-  Những ứng dụng thực tế của máy chấm công cho doanh nghiệp

- Sử dụng phần mềm chấm công để xóa bộ nhớ máy chấm công như thế nào

1. Xuất báo cáo nhưng không có thời gian ra, vào

Trường hợp này thường gặp nhất trong quá trình xuất báo cáo của phần mềm chấm công. Nếu tất cả mọi người điều không có dữ liệu thì bạn nghĩ ngay đến việc chưa tải dữ liệu chấm công xuống máy tính. Tiến hành tải dữ liệu chấm công từ máy chấm công xuống phần mềm.

Nếu dữ liệu chấm công đã được tải nhưng có một vài người có dữ liệu vào ra còn một vài người không có dữ liệu bạn cần kiểm tra những người không có dữ liệu đã được cài đặt ca làm việc chưa. Một vài phần mềm chấm công hiện nay yêu cầu người quản lý phải cài ca làm việc cho nhân viên xong mới xuất được thời gian ra vào của nhân viên.

Trường hợp đã cài ca, đã tải dữ liệu chấm công từ máy chấm công xuống máy tính mà vẫn không có dữ liệu của một nhân viên nào đó thì bạn cần kiểm tra trên máy chấm công nhân viên đó có chấm công không và kiểm tra số ID trên máy chấm công của họ là bao nhiều để xử lý và kiểm tra trên phần mềm

2. Không có dữ liệu khi tải về máy tính

Trường hợp đã cài ca, tải dữ liệu về máy tính, đã kiểm tra dữ liệu trên máy chấm công là có dữ liệu nhưng xuất báo cáo vẫn không có bạn cần cập nhật lại danh sách nhân viên và làm mới lại danh sách. Một vài phần mềm chấm công thông dụng hiện nay như: phần mềm chấm công MITACO 5V2, phần mềm chấm công WISE EYE V5.1, khi cài nhân viên xong thường yêu cầu cập nhật mới lại danh sách nhân viên trước khi tải dữ liệu chấm công.

Nếu đã xử lý tất cả các trường hợp trên mà vẫn chưa xuất được báo cáo thì bạn nên nghĩ tới tình huấn xấu nhất là phần mềm chấm công bị lỗi. Bạn cần cài lại phần mềm chấm công. Trước khi cài lại lưu ý các bạn nên copy file dữ liệu của phần mềm chấm công lại để backup và phục hồi sau khi cài phần mềm mới. Cách backup dữ liệu mới rất đơn giản Trường hợp này là do phần mềm chấm công bị lỗi, bạn gỡ phần mềm ra và tiến hành cài lại. Khi cài lại phần mềm thì dữ liệu trên máy chấm công vẫn còn. Bạn có thể tải từ máy chấm công về lại để khỏi mất công khai báo lại từ đầu .

Có thể do khi chấm công đặt tay chưa đúng vị trí nên máy chấm công vân tay chưa nhận được vân tay. Bạn vào máy chấm công để kiểm tra dữ liệu chấm công xem máy có chấm không. Nếu máy có chấm thì khi tải dữ liệu về bạn kiểm tra các dữ liệu tải về xem có dữ liệu đó không. Nếu không có thì tiến hành tải lại dữ liệu. Nếu vẫn không được thì tắt máy chấm công khởi động lại rồi tải lại nếu vẫn không được nữa thì có thể do phần mềm bị lỗi.Bạn cài lại phần mềm chấm công cho máy tính. Dữ liệu sẽ không bị mất khi bạn cài lại.

3. Thời gian chấm công bị sai


Sau khi xử lý tất cả các trường hợp trên và dữ liêu chấm công của công ty bạn đã có nhưng dữ liệu ra vào lộn xộn hoặc không chính xác như yêu cầu của người quản lý, bạn cần kiểm tra cách cài ca làm việc và tiến hành cài lại ca làm việc theo yêu cầu của công ty.

Ngoài ra bạn cần đồng bộ thời gian trên máy chấm công và máy tính cho giống nhau kiểm định giạn ngày, tháng, năm và kiểm giờ để khi tải dữ liệu và xuất báo cáo chính xác nhất.

Yên Phát cung cấp dịch vụ sửa máy chấm công với giá cực rẻ mục đích hỗ trợ khách hàng là chính nên khi gặp trục trặc quý khách hãy gọi ngay cho chúng tôi theo số 0985 6263 07 để được hỗ trợ tốt nhất nhé.